Workshop coördinator | Universiteit Leiden - Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen

Reageer nu!

Faculteit der Wiskunde en Natuurwetenschappen / Lorentz Center zoekt een Workshop coördinator (0.8-1.0 FTE)

De werkzaamheden

  • Aanspreekpunt voor wetenschappelijke organisatoren en workshopdeelnemers; voorbereiden en begeleiden van (online) bijeenkomsten en verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels;
  • Verantwoordelijk voor het coördineren van alle logistieke en facilitaire zaken, zoals het uitnodigen en registreren van deelnemers, up to date houden van de workshopwebsite, het reserveren van hotel en restaurants, en contact onderhouden met leveranciers;
  • Tijdens de workshopweek: o.a. het ontvangen van deelnemers(fysiek/online), het beantwoorden van vragen en contact onderhouden met diverse afdelingen binnen de universiteit (ICT, Catering, Financiën);
  • Administratief afhandelen van workshops, met behulp van een Conference Management Systeem en het bewaken en afwikkelen van de financiën;
  • Verzorgen van correspondentie, voornamelijk in het Engels;
  • Coördinatie van gemiddeld 15 workshops tegelijkertijd, die elk in een verschillende fase van de organisatie zijn.
  • Deelnemen aan specifieke projecten of voor het Lorentz Center als geheel.

Profiel

  • Beschikt over hbo werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met het organiseren van (online) evenementen;
  • Bent een enthousiaste en representatieve collega met een proactieve, stressbestendige en probleemoplossende instelling;
  • Beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden en bent klantgericht;
  • Kunt snel schakelen tussen verschillende werkzaamheden en werkt accuraat;
  • Hebt affiniteit met het werken in een academische omgeving en wilt meedenken over onze dienstverlening en de optimalisatie daarvan;
  • Hebt een uitstekende beheersing van de Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Hebt ruime ervaring met gangbare software zoals MS Office, Adobe en virtuele vergadertools.

Beschrijving organisatie

Het Lorentz Center, onderdeel van de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen van de Universiteit Leiden, is een workshopcentrum waar wekelijks internationale bijeenkomsten plaatsvinden voor groepen van 25 tot 55 wetenschappers.

Op twee verschillende locaties organiseren wij jaarlijks ca. 80 workshops in alle wetenschappelijke disciplines. Tijdens een workshop ontmoeten wetenschappers elkaar, zowel fysiek als virtueel, om in een open en stimulerende omgeving hun onderzoek en ideeën uit te wisselen. We streven hierbij naar een sfeer die inclusief is, met programma’s waarin ruimte is voor diversiteit, creativiteit en interactie.

Iedereen die actief is in de wetenschap kan een workshop organiseren bij het Lorentz Center. Wij begeleiden de wetenschappers bij de voorbereiding, uitvoering en financiële afhandeling van hun bijeenkomst. Door de logistieke organisatie uit handen te nemen, kunnen de wetenschappers zich focussen op deinhoud van het programma. Ons motto is dan ook: ‘You do the research, we do the rest!’. Als workshopcoördinator ben je verantwoordelijk voor je eigen workshops en zorg je, in samenwerking met de wetenschappers, voor de gehele praktische organisatie.

De Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen is een toonaangevende faculteit waarin medewerkers en studenten werken in een dynamische, internationale omgeving en waar persoonlijke en academische ontwikkeling hoog in het vaandel staan. Onze mensen worden geïnspireerd door nieuwsgierigheid, om zo fundamentele kennis te vergroten en over grenzen heen te kijken. Voor de wetenschap, én om een bijdrage te leveren aan grote maatschappelijke uitdagingen van morgen.

Het onderzoek binnen de faculteit varieert van wiskunde, informatica, sterrenkunde, natuurkunde, scheikunde en biofarmaceutische wetenschappen tot aan biologie en milieuwetenschappen en is belegd bij acht instituten. Die verzorgen tevens acht bachelor- en twaalf masteropleidingen. De faculteit is de afgelopen jaren sterk gegroeid en telt meer dan 2300 medewerkers en bijna 5000 studenten. We zijn gesitueerd in het hart van het Bio Science Park, één van Europa’s grootste scienceparken, waar universiteit en bedrijfsleven elkaar ontmoeten.

Wij bieden

Aanstelling vindt plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten, in eerste instantie voor de duur van een jaar. Een verlenging behoort tot de mogelijkheden, afhankelijk van behoefte, gebleken geschiktheid en beschikbare middelen. Het salaris bedraagt, afhankelijk van opleiding en werkervaring, minimaal € 2.656,- en maximaal € 3.548,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling (schaal 8).

Daarnaast kent de Universiteit Leiden goede arbeidsvoorwaarden. Zo is er sprake van een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof, sabbatical leave en de mogelijkheid om via een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op maat te kiezen. Alle informatie hierover kun je nalezen op de website.

Diversiteit

Bij de Faculteit Wiskunde en Natuurwetenschappen geloven we in de waarde van diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusiviteit. We staan open voor iedereen die het uiterste uit zichzelf wil halen en wil bijdragen aan waardevol onderzoek en onderwijs. We streven naar een diverse gemeenschap waarin iedere collega zich thuis voelt en gelijke kansen krijgt. Of het nu gaat om een aanstelling, de kans op promotie, of om het goed kunnen combineren van werk en ouderschap. Wil je meer weten over wat wij precies doen op dit gebied? Lees het op onze website.

Informatie

Voor meer informatie kun je contact opnemen met Anna Tudos, instituutsmanager, e-mail tudos@lorentzcenter.nl, telefoon 071-5275405.

Solliciteren

Sollicitaties voorzien van het vacaturenummer en vergezeld met een motivatiebrief en cv, kunnen tot en met 30 november 2020 per e-mail worden gericht aan Eline van der Ploeg, vanderploeg@lorentzcenter.nl.

Locatie

Leiden

Publicatie datum:

18 Nov 2020

Opdrachtgever:

UNIVERSITEIT LEIDEN

Contactpersoon

Melek    Usta
Vragen over deze vacature?
Contact Melek Usta
telefoon (023) 5671 030
mobiel (06) 2042 4347
Meer details

 

Onze opdrachtgevers
Copyright © 2020 Colourful People