Managementassistent | Gerrit Rietveld Academie

Nieuw

De Gerrit Rietveld Academie zoekt voor het bestuurssecretariaat een managementassistent (m/v/x) voor 40 uur per week. Je kan aan de slag per 1 februari 2022. 

De organisatie
De Gerrit Rietveld Academie (GRA) is een kleinschalige, zelfstandige, internationaal georiënteerde hogeschool voor beeldende kunst en vormgeving bestaande uit de Rietveld Academie (bacheloronderwijs) en het Sandberg Instituut (masteronderwijs). Dit is onderverdeeld in 14 bachelorafdelingen van de Rietveld, 9 master afdelingen van het Sandberg, het Lectoraat Art and Public Space en 23 werkplaatsen. De academie telt rond de 850 studenten en 130 cursisten. De studenten zijn afkomstig uit 55 verschillende landen en 67% van de studenten komt uit het buitenland.

De academie kenmerkt zich door onderzoekend en experimenteel kunstonderwijs, waar (hoofd)docenten, werkplaatsmedewerkers, studenten en staf samen vorm en inhoud geven aan het onderwijs en onderzoek. Diversiteit en inclusie, ecologie en duurzaamheid zijn belangrijke prioriteiten van de GRA en vormen daarmee leidraad voor het handelen van de leden van de academie gemeenschap. Karakteristiek voor de academie is de decentrale besturingsfilosofie en de relatieve autonomie van de afdelingen.

De dagelijkse leiding is in handen van het College van Bestuur (CvB), die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht (RvT). Het onderwijs wordt ondersteund door een groot aantal werkplaatsen en stafafdelingen, zoals Financiën, Studentenzaken, IT, Facilitaire Zaken, Publiek Rietveld en de afdeling P&O.

Onze afdeling
Het bestuurssecretariaat staat onder leiding van de secretaris CvB/RvT en bestaat uit een managementassistent, een archivaris/informatiespecialist en een tijdelijke junior beleidsmedewerker.

Onze afdeling is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het College van Bestuur en het aansturen en faciliteren van alle bestuurlijke processen. Zo zorgt het secretariaat bijvoorbeeld voor goed ingeplande en voorbereide overlegstructuren voor het bestuur, het opstellen en verspreiden van vergaderstukken en het coördineren en afhandelen van diverse interne en externe informatiestromen. De managementassistent en de secretaris CvB/RvT zijn samen het aanspreekpunt van zowel het CvB als de organisatie. We zijn toegankelijk, benaderbaar en initiatiefrijk. In onze dagelijkse werkzaamheden hebben wij contact met studenten, docenten, medewerkers, leden van de Raad van Toezicht en allerhande externe relaties.

We vinden het belangrijk dat we een open houding hebben ten opzichte van inclusiviteit en diversiteit en daar geven we in onze dagelijkse werkzaamheden invulling aan.
Op het bestuurssecretariaat gaan we op integere wijze om met vertrouwelijke informatie en werken we met een grote mate van zelfstandigheid en bestuurlijke sensitiviteit. Wij weten op prettige en effectieve wijze doelen, wensen en ambities om te zetten in acties en plannen.

Wat ga je onder andere doen?

  • Het indelen en bewaken van de agenda van het College van Bestuur;
  • het behandelen van de voor de leden van het CvB bestemde post-, mail en telefoonverkeer en het bewaken van de voortgang van de afhandeling hiervan;
  • het archiveren van de poststukken;
  • het, in overleg met collega’s, organiseren van activiteiten en bijeenkomsten;
  • het organiseren van catering voor diverse bijeenkomsten en vergaderingen;
  • het incidenteel voorbereiden en notuleren van vergaderingen in afstemming met de secretaris;
  • het beheren van de voorraad van de pantry (koffie, thee, suiker, etc.) en het mede beheren van de kantoorartikelen;
  • het regelen van geschenken voor jarige of zieke collega’s en bijzondere gebeurtenissen;
  • het beheer van het Grey House (het gastenverblijf voor gastdocenten);
  • diverse andere administratieve, organisatorische en secretariële activiteiten.

Wat voor profiel heb je?
Je bent breed inzetbaar, in staat om met verschillende soorten mensen om te gaan en je hebt sterke communicatieve vaardigheden. Omdat je stressbestendig bent, goed kan relativeren en gevoel voor humor hebt, ben je van nature een rustpunt in de organisatie en weet je goed overzicht te creëren in een dynamische omgeving.
Je werk voer je graag zelfstandig uit met een grote mate van daadkracht en bestuurlijke sensitiviteit. Voor deze functie is het belangrijk dat je initiatiefrijk bent én waar nodig tijdig afstemming zoekt met je leidinggevende en/of het CvB.
Je staat open voor en hebt ervaring met de thema’s diversiteit en inclusiviteit, bent bereid te leren en in je dagelijkse werkzaamheden hier invulling aan te geven.

Verder heb je een aantal jaar ervaring in een soortgelijke functie. Je hebt vaktechnische kennis van managementondersteunende werkwijzen en administratieve voorschriften. Het beheer van mailboxen, uitvoeren van mailings, agendabeheer en het archiveren van documenten maakt een groot deel uit van de werkzaamheden. Outlook, Teams, Zoom, Sharepoint, OneDrive hebben dan ook geen geheimen meer voor jou. Ook beheers je Word, Excel en Powerpoint. Vanwege onze internationale gemeenschap is schrijf- en spreekvaardigheid in Nederlands als Engels een vereiste.
Affiniteit met kunst, cultuur en (kunst)onderwijs is een pré.

Arbeidsvoorwaarden

  • De functie is volgens de cao Hoger Beroepsonderwijs ingeschaald in schaal 7 dat een minimum kent van €2.214,23 en een maximum van € 3.077,54 bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling (40 uur per week). Het geboden inschalingssalaris wordt bepaald op basis van kennis en ervaring;
  • goede secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een eindejaarsuitkering van 8,3%, een zeer ruim aantal vakantiedagen, een pensioenregeling en ontwikkelmogelijkheden;
  • een jaarcontract, met de intentie bij gebleken geschiktheid dit om te zetten in een vaste aanstelling;
  • bij voorkeur start het dienstverband per 1 februari 2022 of anders in overleg.

Diversiteit
De Gerrit Rietveld Academie streeft een bredere vertegenwoordiging van het personeel, studenten, partners en programma’s na die de diversiteit van de stad weerspiegelt. Iedereen die daar een bijdrage kan leveren wordt nadrukkelijk uitgenodigd om te reageren.

Interesse?
Stuur je sollicitatiebrief en CV naar personeelszaken@rietveldacademie.nl met als onderwerp ‘vacature managementassistent’. De sluitingsdatum van deze vacature is 28 november 2021. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats in week 49. De tweede gespreksronde is in week 50.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Locatie

Amsterdam

Publicatie datum:

11 Nov 2021

Opdrachtgever:

Gerrit Rietveld Academie

Contactpersoon

Monique Spaansen
Vragen over deze vacature?
Contact Monique Spaansen
mobiel (06) 5152 6255
Meer details
Match criteria
Type
  • Vacatures derden

 

Onze opdrachtgevers
Copyright © 2021 Colourful People